Подготовка к выставке

Ваша компания участвует в выставке? Это шанс повысить показатели и расширить базу клиентов. Но результат участия в выставке напрямую зависит от подготовки. Тщательная и продуманная подготовка — это основа Вашего успеха.

Мы рады помочь вам на каждом этапе.

Здесь мы предлагаем вам краткий обзор восьми шагов при подготовке участия в выставке.
 

Этап 1. До начала выставки

Шаг 1. Определите цели участия в выставке

Подготовка к участию в выставке начинается уже в момент определения цели участия. Для чего вы участвуете в выставке? Ответив на этот вопрос, вы сможете обдуманно подходить к выбору инструментов и транслировать правильную информацию. Ставьте реалистичные и измеримые цели.

Цели участия в выставке:

1. Найти новых клиентов и партнеров
2. Поддержать отношения со старыми клиентами
3. Поддержать имидж компании
4. Собрать информацию о рынке и конкурентах
5. Презентовать новую услугу или продукт

Обязательно четко пропишите вашу цель и периодически сверяйте соответствие действий цели. Постоянная концентрация на главной цели позволит избежать распыления внимания и усилий.
 

Шаг 2. Спланируйте бюджет

Тщательно планируйте бюджет. Это позволит реалистично подходить к планированию участия, избежать неприятных недоразумений и вовремя скорректировать траты.

Планируйте бюджет заранее и учитывайте площадь стенда, дизайн, маркетинг, персонал, командировочные расходы и расходы на дополнительные мероприятия. Планируйте бюджет, исходя из реальных расчетов, а не предположений.

Дизайн — это первое, что привлекает посетителя на выставке. Дизайн стенда должен соответствовать цели участия компании в выставке. Достижению главной цели помогают как функциональная составляющая дизайна, так и эмоциональная.

При планировании стенда не забудьте предусмотреть место для подсобки. Уделите внимание и зоне переговоров — главной зоне стенда. Убедитесь, что она отделена от зоны презентаций и там созданы условия для общения.

Качественный дизайн стенда привлечет внимание посетителя, а правильное зонирование создаст комфортные условия для длительного пребывания на стенде и общения с представителями компании.
 

Шаг 4. Подумайте о рекламе

Чтобы направить посетителей на свой стенд, нужно привлечь их внимание. Помимо привлекательного дизайна, помочь могут и рекламные опции. Помните, что чем чаще клиент слышит о вас или видит ваш бренд, тем выше вероятность того, что он придет именно к вам.

Дополнительные рекламные опции, которые предлагаются организатором выставки, — это возможность охватить более широкую аудиторию потенциальных клиентов и повысить узнаваемость своего бренда. Очевидный плюс такой рекламы — это нацеленность на изначально заинтересованную аудиторию представителей транспортно-логистической отрасли и грузовладельцев.

Посетители планируют визит на выставку заранее, изучая участников на сайте выставки. Поэтому обратите внимание на те опции, которые промотируют ваше участие еще до начала выставки (реклама на сайте, в рассылках, спонсорство выставки). Это особенно важно, если вы ищете новых клиентов и партнеров.
 

Ознакомиться с рекламными услугами >>

Ознакомиться со спонсорскими возможностями >>
 

Шаг 5. Пригласите посетителей на ваш стенд

Время посетителей на выставке ограничено и уделить время каждому участнику нет возможности. Как же сделать так, чтобы посетитель пришел именно к вам? Пригласить его! Ведь если этого не сделаете вы, это сделает конкурент.
 

Этап 2. Работа на выставке

Шаг 6. Обучите персонал для работы на выставке

Какой бы дизайн стенда вы ни выбрали, без компетентного персонала, знающего как правильно общаться с посетителем, невозможно достичь хорошего результата.

Первым делом убедитесь, что сотрудники, работающие на стенде, владеют информацией о компании и услугах. Важно четко поделить зоны ответственности: общение с ключевыми клиентами, общение с прессой, работа с рекламными и презентационными материалами и т.д.

Составьте список ответственных лиц и распространите список их рабочих телефонов, чтобы каждый знал, к кому обращаться при возникновении той или иной ситуации.

Заранее определите формат фиксации каждой встречи, чтобы после выставки собрать базу посетителей стенда. Составьте список вопросов.

Чтобы систематизировать работу с посетителями выставки, воспользуйтесь сервисом для сбора и формирования базы клиентов LeadFrog >>

Обязательно проведите встречу с персоналом накануне выставки и убедитесь, что каждый из них тщательно изучил предоставленные материалы.

В дни проведения выставки организовывайте ежедневные короткие встречи, чтобы обсудить возникшие проблемы и обменяться интересными идеями.

Помните о первом впечатлении! Внешний вид персонала, работающего на стенде, важен для формирования положительного впечатления о бренде.

Убедитесь, что вы проработали этот шаг особенно тщательно, так как работа на выставке — это полностью ваша ответственность, и ни величина стенда, ни дорогой дизайн, ни подарки не способны заменить заинтересованное и профессиональное общение с посетителями.

«Живое» общение с компанией — это главная причина, почему посетители приходят на выставку. Поэтому успех участия зависит от двух вещей: как вы общаетесь с посетителями и как сохраняете и обрабатываете информацию по встречам.
 

Этап 3. Работа после выставки

Шаг 7. Свяжитесь с посетителями выставки сразу после мероприятия

На выставке посетители общались не только с вами, но и с вашими конкурентами. И, чтобы выгодно отличиться на их фоне, обязательно уделите внимание посетителям и после выставки.

Подготовьте краткое благодарственное письмо и разошлите его после окончания выставки гостям стенда. Не забудьте направить посетителям материалы и данные, которые вы им обещали. С самого начала и даже в мелочах старайтесь формировать имидж надежного партнера, который выполняет обещания.
 

Шаг 8. Проанализируйте участие в выставке

Подводя итоги участия в выставке, ориентируйте на ту цель, с которой вы шли на выставку.

Важный показателей успеха — количество собранных контактов. Но не стоит забывать и о качестве. Помните, что участие в выставке имеет долгосрочный эффект. Помимо количества собранных контактов, которые можно подсчитать сразу, выставка помогает поддержать имидж и повысить узнаваемость бренда — и это возможно оценить лишь по прошествии определенного времени.