Президентская Академия реализовала проект по автоматизации процесса регистрации посетителей и оформления гостевых пропусков

Исполнителем проекта была выбрана компания ААМ Системз — российский поставщик и производитель комплексных решений для систем технической безопасности, в отрасли с 1994 года.

Президентская академия РАНХиГС — крупнейший вуз России, представленный 47 филиалами в 42 регионах страны. Академия занимает ведущие позиции в области подготовки управленческих кадров, научных исследований и внедрения современных образовательных технологий.

Задача

До внедрения новой системы в Академии использовалось локальное решение, разработанное внутренними силами. Процесс оформления заявок был ограничен по функциональности: отсутствовали гибкие настройки категорий посетителей, нельзя было выбрать конкретное здание, автоматизировать согласования или централизованно вести учёт. Значительная часть заявок оформлялась вручную, что создавало риски ошибок и задержек.

С учётом масштабов Академии и требований безопасности, возникла необходимость в профессиональной, гибкой и интегрированной системе управления пропусками. На основании решения Архитектурного совета Академии была выбрана система PassOffice, охватывающая все восемь площадок в Москве.

Решение

Специалисты ААМ Системз внедрили программный комплекс PassOffice, полностью интегрированный с действующей СКУД Parsec, что обеспечило синхронизацию данных и автоматизацию жизненного цикла заявки: от создания до допуска.

Ключевые возможности системы:

• Удобный веб-интерфейс для подачи и согласования заявок;
• Автоматическая передача данных в СКУД и быстрая идентификация посетителей;
• Инструмент оформления групповых визитов — от загружаемого списка гостей до координации ответственных лиц;
• Механизмы работы с иностранными гражданами, включая прикрепление дополнительных документов и визуальную маркировку заявок;
• Поддержка заявок на въезд автотранспорта, с гибкой фильтрацией и ведением единого журнала;
• Специальный режим оформления ВИП-посетителей с возможностью пропуска без досмотра или без высадки;
• Управление персональными данными и сбор согласий в соответствии с требованиями законодательства;
• Возможность брендирования интерфейса и настройки шаблонов уведомлений.

Результаты

С внедрением PassOffice процесс регистрации и допуска гостей Академии стал прозрачным, централизованным и контролируемым. Время обработки заявок сократилось, повысилась точность и надёжность учёта. Система значительно упростила работу служб безопасности и ресепшенов, позволив Академии соответствовать высоким стандартам безопасности и цифровизации.

Компания ААМ Системз открыта к реализации аналогичных проектов в сфере образования, науки и государственного управления.